Что передать логисту для точного расчёта поставки

1. Опишите товар так, чтобы его узнали

Начните с названия, назначения, модели и материала. «Запчасти» — слишком широкий ответ: добавьте, для какого оборудования они предназначены и из чего изготовлены. Фото, каталог или техническая спецификация помогут поставить следующие вопросы.

Если код ТН ВЭД уже проверен специалистом, приложите его вместе с основанием. Если нет — не подставляйте случайный код из поиска ради заполненной строки. Определение кода и разрешительных документов требует отдельной проверки товара.

2. Считайте грузовые места, а не только товар

Товар может быть в десяти коробках, собранных на двух паллетах. Для перевозки важно, в каком виде его реально передадут. Зафиксируйте окончательную упаковку и габариты каждого типа места; отдельной строкой — число таких мест.

Вес нетто относится к товару, брутто — к товару с упаковкой. Для перевозочного расчёта сообщайте оба, если они известны. Не складывайте массу паллет второй раз, если она уже входит в брутто.

Это примеры заполнения, а не данные реальной партии. Если поставщик ещё не упаковал товар, пометьте размеры как предварительные.

3. Укажите начало и конец маршрута

Нужны адрес забора и адрес доставки, а не только страны. Уточните возможность погрузки у поставщика и разгрузки у получателя: оборудование, время доступа, ограничения для транспорта. Если груз передадут в порту или на складе, укажите точку передачи.

Добавьте базис поставки с согласованным местом и редакцией правил. Тогда логист сможет сопоставить вашу задачу с тем, какие операции уже выполняет продавец.

4. Разделите желаемую дату и подтверждённую готовность

Напишите две даты: когда товар действительно будет готов к забору и когда он нужен получателю. Если готовность ещё обсуждается, это нужно видеть в расчёте. Время перевозки само по себе не включает ожидание производства.

Для специальных грузов отдельно сообщите известные условия: батареи, жидкости, температурный режим, хрупкость, высокая стоимость, нестандартные размеры. Не считайте товар обычным только потому, что поставщик не прислал дополнительный документ.

5. Определите состав работы

Нужна только перевозка или ещё проверка документов, консолидация, оформление, страхование, маркировка и доставка до двери? Отметьте нужные операции и те, о которых пока хотите получить консультацию. Это помогает сравнить предложения без скрытых различий в составе.

• Приложите имеющиеся инвойс, упаковочный лист и описание товара.
• Разделите подтверждённые сведения и оценки поставщика.
• Договоритесь, какие данные надо уточнить до бронирования.
• При изменении упаковки запросите обновлённый расчёт.

Минимальный бриф в одном сообщении

Шаблон можно отправить поставщику до запроса ставки. Он не заменяет технические и коммерческие документы, но помогает собрать их в одном месте.

Товар: [назначение, модель, материал]. Забор: [адрес]. Доставка: [адрес]. Упаковка: [тип и число мест]. Габариты/вес: [по каждому типу места]. Готовность: [дата и статус]. Нужные услуги: [список]. Неизвестные данные: [что предстоит проверить].