Инвойс и упаковочный лист: пять расхождений до отгрузки

1. Один товар — узнаваемая позиция

В инвойсе товар может называться по модели, а в упаковочном листе — по внутреннему артикулу. Это допустимое рабочее различие только тогда, когда можно однозначно связать строки. Попросите таблицу соответствия, если названия не совпадают.

Общее слово «оборудование» не помогает проверить комплектность. Отдельно обозначьте основное изделие, принадлежности и запасные части, если они включены в поставку. Не изменяйте описание ради упрощения оформления.

2. Количество и единицы

Сравнивайте не только цифры. «100» может означать штуки, комплекты, пары или коробки. Для каждой позиции должна быть понятна единица и связь с упаковкой. Число товарных единиц и число грузовых мест — разные показатели.

Примеры вымышлены для объяснения порядка проверки. Они не описывают клиентскую поставку AB Logistic.

3. Нетто, брутто и упаковка

Проверьте, какой вес указан в каждой строке и в итогах. Нетто и брутто не должны сравниваться как одинаковые величины. Уточните, включены ли паллеты и защитная тара.

Если поставщик прислал размеры без окончательной упаковки, отметьте это отдельно. После упаковки сведения для расчёта перевозки надо обновить — договориться об этом проще до забора.

4. Итоговое число мест

Посчитайте уникальные грузовые места и сравните с итогом документа. Один ID места, повторённый в строках разных товаров, не означает несколько мест. Проверьте, не указан ли коробочный счёт там, где перевозчику передают паллеты. Для смешанной партии важно понимать, какая позиция находится в каком месте.

Полезный комплект для сверки: финальный packing list, фото общего вида упакованной партии и маркировки мест. Фото не заменяет документ, но помогает задать точный вопрос при несовпадении.

5. Даты, номера и версии

Сравните участников поставки и ссылки на инвойс/заказ. Убедитесь, что оба документа относятся к одной актуальной версии партии. При частичной отгрузке отдельно согласуйте, какие позиции и количества отправляются сейчас.

Если нашли ошибку, запросите исправленный документ у ответственной стороны и сохраните переписку с объяснением изменения. Не правьте чужой подписанный документ самостоятельно и не отправляйте логисту несколько версий без обозначения актуальной.

Две таблицы вместо одного итога

В инвойсе может стоять количество изделий, а в упаковочном листе — коробки, паллеты и их содержимое. Начните с двух отдельных сверок: что именно отправляется и в каких местах это упаковано. Trade.gov описывает упаковочный лист как сведения о содержимом каждого места, весе и размерах; DHL US отдельно выделяет количество товара и единицу измерения в инвойсе.

Таблица товаров. Для каждой позиции сопоставьте артикул, количество и единицу в обеих текущих версиях документов. Рядом укажите ID мест, где находится товар. Если упаковочный лист содержит только коробки, запросите состав по артикулам и количество изделий внутри. Не делите общее количество на число коробок, пока одинаковое наполнение не подтверждено.

Таблица мест. Одна строка — одно физическое место с уникальным ID, составом, размерами и отдельными значениями нетто и брутто. Повтор одного ID в строках разных товаров не создаёт ещё одно место. Массу брутто места учитывайте здесь, один раз; не разносите её целиком по каждому лежащему внутри артикулу.

Таблицы заполняются вручную, без формул. Пустое поле означает «уточнить», а не ноль. Это рабочая сверка, не официальная форма упаковочного листа.

Trade.gov: Packing List

DHL US: сведения инвойса

Если отправляется часть заказа

Ниже исключительно учебный пример с вымышленными артикулами и числами, не поставка или кейс AB Logistic.

На узком экране прокрутите таблицу вбок, чтобы увидеть все колонки.

A находится в C01 и C02 по 6 штук; B — в C03, 5 штук. В этой учебной партии 17 изделий в трёх коробках. Сверка показывает совпадение количества текущей партии: 12 = 6 + 6 и 5 = 5. Она не подтверждает фактическое наличие товара на складе и не закрывает остаток заказа.

Сначала выясните, описывают ли оба документа именно эту партию. Инвойс на весь заказ и упаковочный лист на первую часть нельзя считать согласованными только потому, что остаток «поедет потом». Попросите поставщика указать границы текущей отгрузки и согласуйте с логистом комплект документов для неё. Если количества совпали, но нет веса или размеров, сверка количества завершена, а подготовка данных для перевозки ещё продолжается.

Что уточнить до передачи логисту

DHL US определяет нетто как массу без упаковки. Мы используем это для различения полей; не переносим американские требования к инвойсу на все российские поставки. Требования по товару, маршруту и оформлению проверяются отдельно.

DHL US: сведения инвойса

• Зафиксируйте номера и версии обоих документов и номер партии.
• Сведите количество по каждому артикулу к одной подтверждённой единице.
• Посчитайте уникальные места. Если коробки стоят на паллете, уточните число транспортных мест и включение массы паллеты: не складывайте вложенные уровни упаковки как независимые.
• Запишите расхождение, вопрос и полученный ответ. Исправленные документы выпускает их составитель; чужой файл самостоятельно не исправляйте.
• Передайте согласованные версии вместе с незакрытыми вопросами. «Количество совпало» не означает «полный комплект готов».

Письмо поставщику для уточнения

Тема: сверка документов текущей партии [номер] Пожалуйста, подтвердите, что инвойс [номер/версия] и упаковочный лист [номер/версия] относятся к одной отгрузке. Для позиции [артикул] в инвойсе указано [количество/единица], а в упаковочном листе [количество/единица]. Просим уточнить пересчёт единиц и состав каждого места с его ID, нетто, брутто и размерами. Если это частичная отгрузка, укажите количество в этой партии и оставшийся объём отдельно. После уточнения направьте согласованные версии обоих документов.

Что эта сверка решает — и что проверить отдельно

Сверка помогает убрать несогласованные сведения о партии. Она не подтверждает правильность кода ТН ВЭД, комплект разрешительных документов или возможность ввоза конкретного товара. Эти вопросы проверяют отдельно по товару, маршруту и действующим требованиям.

Практический порядок: поставщик присылает проект документов → вы сверяете данные → логист задаёт вопросы → ответственные стороны подтверждают финальную версию → груз передают с согласованными сведениями.